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Verwaltungskosten von Hilfsorganisationen

Wer spendet, möchte in der Regel, dass möglichst viel Geld direkt bei den Menschen ankommt, denen geholfen werden soll. Gleichzeitig braucht jede Organisation ein gewisses Maß an Verwaltung, um überhaupt arbeitsfähig zu sein. Genau an dieser Stelle entsteht häufig Verwirrung: Wie viel Verwaltung ist normal, und ab wann wird es kritisch? In diesem Beitrag erklären wir, wofür Verwaltungskosten von Hilfsorganisationen überhaupt anfallen, welche Richtwerte es gibt und worauf man beim Vergleich verschiedener Organisationen achten kann.

Wofür werden Verwaltungskosten überhaupt benötigt?

Ohne eine funktionierende Verwaltung könnte keine Organisation dauerhaft Spenden sammeln oder Projekte umsetzen. Buchhaltung, Jahresabschlüsse, die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen und die Koordination der Projektarbeit müssen ebenso finanziert werden wie die Gewinnung neuer Unterstützerinnen und Unterstützer. Auch wer glaubt, ehrenamtliche Arbeit sei grundsätzlich kostenlos, übersieht, dass selbst freiwillig Engagierte oft Fahrtkosten, Material oder Schulungen benötigen, die irgendwo im Budget auftauchen müssen. Eine Organisation ganz ohne Verwaltungskosten wäre in der Praxis kaum in der Lage, verlässlich zu arbeiten, denn selbst die einfachste Buchführung oder die Kommunikation mit dem Finanzamt benötigt Zeit und Ressourcen.

Aufgaben, die durch Verwaltungskosten finanziert werden

Zu den klassischen Aufgaben, die unter dem Begriff Verwaltungskosten in fast jeder gemeinnützigen Organisation zusammengefasst werden, zählen unter anderem:

  • Buchhaltung, Jahresabschluss und Berichtswesen
  • Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung
  • IT-Infrastruktur und Datenschutz
  • Ausstellung von Spendenquittungen und Kommunikation mit Spenderinnen und Spendern
  • Fundraising, also die Gewinnung neuer finanzieller Unterstützung

Ohne diese Grundlagen könnte eine Organisation weder nachweisen, wie das Geld verwendet wurde, noch langfristig überhaupt genügend Spenden einnehmen, um ihre Projekte zu finanzieren.

Wie hoch dürfen Verwaltungskosten sein?

Eine feste gesetzliche Obergrenze für Verwaltungskosten gibt es in Deutschland nicht. Stattdessen haben sich über die Jahre grobe Richtwerte etabliert, an denen sich sowohl Organisationen als auch Spenderinnen und Spender orientieren können.

Richtwerte und Einordnung

Nach gängigen Einschätzungen gelten Werbe- und Verwaltungskosten zwischen etwa 5 und 20 Prozent der Gesamtausgaben häufig als angemessen, während Werte zwischen 20 und rund 30 bis 35 Prozent oft noch als vertretbar eingestuft werden. Der Durchschnitt bei geprüften Organisationen liegt Schätzungen zufolge bei etwa 14 Prozent. Auch das DZI-Spendensiegel orientiert sich an einer ähnlich gelagerten Grenze und bewertet Organisationen, deren Werbe- und Verwaltungsausgaben deutlich darüber liegen, entsprechend kritischer und genauer.

Wichtig zu wissen ist dabei: Eine niedrige Quote allein sagt noch nichts über die Qualität der Arbeit einer Organisation aus. Internationale Hilfsorganisationen, die in entlegenen Regionen tätig sind, benötigen naturgemäß mehr Struktur und damit auch mehr Verwaltung als ein kleiner, rein ehrenamtlich getragener Verein vor Ort. Wer also fragt, wie viel Prozent bei einer Hilfsorganisation ankommen, bekommt selten eine einfache, pauschale Antwort, sondern muss die jeweilige Situation der Organisation mit einbeziehen. Wer sich fragt, wie viel Prozent in Projekte fließen, sollte deshalb immer auch die Art der Arbeit und die Größe der Organisation mitberücksichtigen, statt sich allein auf eine einzelne Kennzahl zu verlassen.

Wie erkennt man, wie viel bei den Projekten ankommt?

Für Außenstehende ist es oft schwierig, die Verwaltungskostenquote verschiedener Organisationen direkt zu vergleichen, da nicht jede Organisation ihre Kosten auf die gleiche Weise berechnet und ausweist. Manche rechnen etwa Personalkosten für Fundraising vollständig der Verwaltung zu, andere verteilen sie anteilig auf Projektarbeit und Verwaltung, je nachdem, wie die jeweiligen Mitarbeitenden ihre Zeit tatsächlich einsetzen. Diese unterschiedliche Herangehensweise erklärt, warum sich auf den ersten Blick vergleichbare Prozentzahlen manchmal doch nicht eins zu eins vergleichen lassen. Wer sich also fragt, wie viel bei Spenden ankommt, findet die verlässlichsten Antworten meist im Jahresbericht der jeweiligen Organisation, nicht in Werbematerialien.

Worauf beim Vergleich zu achten ist

Ein paar einfache und praktische Anhaltspunkte helfen dabei, die Angaben verschiedener Organisationen im Alltag besser einzuordnen, auch ohne sich vertieft mit Bilanzen auseinandersetzen zu müssen:

  • Jahresbericht und Finanzzahlen auf der Website der Organisation prüfen
  • Angaben zur Verwaltungskostenquote mit der Art der Projektarbeit in Verbindung setzen
  • Bei extrem niedrigen Werten von nur ein oder zwei Prozent kritisch nachfragen, da eine Organisation ohne jede Verwaltung kaum professionell arbeiten kann
  • Auf unabhängige Prüfsiegel wie das DZI-Spendensiegel achten, sofern vorhanden

Wer Spendenorganisationen im Vergleich betrachtet, sollte also nicht allein auf die niedrigste Verwaltungskostenquote schauen, sondern auch darauf, wie transparent eine Organisation ihre Zahlen offenlegt und wie gut die Ergebnisse ihrer Arbeit dokumentiert sind. Eine Organisation, die offen über ihre Kosten spricht und nachvollziehbar erklärt, wofür genau das Geld verwendet wird, verdient in der Regel mehr Vertrauen als eine, die lediglich mit einer besonders niedrigen Prozentzahl wirbt, ohne diese näher zu erläutern.

Am Ende bleibt die Verwaltungskostenquote ein hilfreicher, aber eben nur ein Baustein unter mehreren, um die Arbeit einer Hilfsorganisation einzuschätzen. Wer wirklich sicher gehen möchte, dass die eigene Spende gut eingesetzt wird, kombiniert am besten mehrere Informationsquellen: den Jahresbericht, unabhängige Gütesiegel und einen kritischen Blick auf die tatsächlichen Projektergebnisse vor Ort. So entsteht ein deutlich vollständigeres Bild, als es eine einzelne Prozentzahl jemals liefern könnte, und die Entscheidung für eine bestimmte Organisation fällt am Ende auf einer soliden, nachvollziehbaren Grundlage.